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Esta guía es para administradores. El camino más simple es: registra a la persona, ponla en un grupo y deja que el grupo defina los permisos. Así, cuando el equipo cambia, ajustas el grupo una sola vez, y no persona por persona.

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Antes de empezar

  • Necesitas el rol Administrador de la Empresa o Administrador del Conglomerado.
  • El registro envía un email de primer acceso. Para eso, el servidor de email del conglomerado debe estar configurado en Administración › Mi Conglomerado.
  • Cada empresa tiene un límite de usuarios activos, definido en el contrato.
Lo que puede hacer cada rol de administrador:

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Cómo funciona el acceso

  • Los administradores no necesitan permisos. El Administrador de la Empresa ya accede a todo lo que está en el plan de la empresa, y el Administrador del Conglomerado accede a todo. Por eso no aparecen en los grupos ni en la pestaña de permisos por persona.
  • Quien tiene el rol Usuario empieza sin acceso a ningún módulo. Solo ve lo que le dé un grupo o un permiso individual.
  • Basta con que un grupo lo habilite. Si la persona está en varios grupos y al menos uno habilita una acción, tiene esa acción.
  • El permiso individual se suma. Le da a una persona algo más de lo que le dan sus grupos, y sigue valiendo aunque el grupo pierda ese acceso.
  • Nada va más allá del plan. Un módulo o una acción fuera del plan de la empresa no puede habilitarse para nadie.
Los permisos se cargan cuando la página se abre. Después de cualquier cambio, pide a la persona que recargue la página.

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Registrar un usuario

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Abre la lista de usuarios

En el menú lateral, haz clic en Seguridad y Gobernanza › Usuarios y después en Nuevo Usuario.
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Completa los datos

Ingresa Nombre Completo, Correo electrónico y Teléfono. El email es el login de la persona y no puede estar en uso por otro usuario.
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Elige el rol

En Rol / Cargo, selecciona Usuario, Administrador de la Empresa o, si eres Administrador del Conglomerado, Administrador del Conglomerado.
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Crea el usuario

Haz clic en Nuevo Usuario. La plataforma crea el registro y envía a la persona el email Primeiro acesso, con una contraseña temporal. Mira qué hace con él en Primer acceso.
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Decide sobre los permisos

Si el rol es Usuario, la pantalla pregunta si quieres configurar los permisos ahora. Para administradores, este paso no aparece.
Por ahora, los emails de la plataforma se envían en portugués, por eso el email de primer acceso llega con el asunto Primeiro acesso.
Si tu empresa entra a la plataforma por el portal de la propia empresa, el registro no envía email: la persona entra directo por el portal.

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Configurar ahora o después

  • Hacerlo después es el camino recomendado. Después, pon a la persona en un grupo (mira Crear un grupo).
  • Configurar ahora abre las pestañas Control de Acceso y Dashboards. Activa los módulos y las acciones que la persona necesita y haz clic en Finalizar.
Lo que marques en Configurar ahora se convierte en un permiso individual: vale solo para esa persona y sigue valiendo aunque después cambies su grupo. Úsalo para excepciones. Para equipos, usa grupos.
En la pestaña Dashboards, eliges qué dashboards puede ver y editar la persona y, cuando el dashboard usa RLS, qué regla de datos vale para ella. Antes, activa el módulo Dashboards en la pestaña Control de Acceso. Para habilitar la edición de un dashboard, la acción Editar también debe estar activa en el módulo. Si cierras la ventana con permisos marcados y sin guardar, la pantalla pregunta “¿Salir sin guardar los permisos?”. El usuario ya fue creado: solo se pierden los permisos marcados.

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Editar, desactivar y reactivar

En la lista de Usuarios, cada fila tiene tres íconos: ver los detalles (con el último acceso), Editar y Desactivar o Reactivar.
  • Editar cambia nombre, email, teléfono, rol y el estado Activo. Si cambias el email, avísale a la persona: su login cambia también.
  • Desactivar quita el acceso de la persona a la plataforma. Permisos, grupos e historial se conservan, y Reactivar devuelve todo como estaba.
  • No es posible eliminar usuarios. Para quitarle el acceso a alguien, desactívalo.
La lista muestra solo los usuarios activos. Para ver los inactivos, cambia el filtro a Solo usuarios inactivos o Todos los usuarios.
Los usuarios inactivos no cuentan en el límite de la empresa. Si el límite está lleno, desactiva a quien ya no usa la plataforma antes de registrar o reactivar a alguien.

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Crear un grupo

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Abre el Control de Acceso

En el menú lateral, haz clic en Seguridad y Gobernanza › Control de Acceso y elige la pestaña Grupos.
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Crea el grupo

Haz clic en Crear nuevo grupo. Ingresa el Nombre del Grupo, por ejemplo “Equipo Comercial”, y, si quieres, una Descripción.
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Elige los miembros

Marca al menos una persona en Miembros y haz clic en Crear Grupo.
4

Define los permisos

Con el grupo seleccionado, ajusta los módulos en Permisos del Grupo. Mira cómo en Definir permisos.
Para agregar o quitar personas después, usa Gestionar Miembros. Vincular Integrante agrega una persona, y el ícono Eliminar del grupo la quita. Solo aparecen usuarios con el rol Usuario.
Al eliminar un grupo, los miembros pierden en el momento todos los permisos que venían de él. La eliminación no se puede deshacer.

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Definir permisos

Cada módulo aparece en una tarjeta. Los cambios se guardan apenas haces clic, sin botón de guardar: la tarjeta muestra Guardado por un instante.
  • Acceso al Módulo activa y desactiva el módulo entero. Al activarlo, la persona o el grupo puede ver el módulo. Después, marca las otras acciones: crear, editar, eliminar, exportar, subir archivos y presentar.
  • Ver es obligatorio mientras haya otra acción marcada. Para quitar todo el acceso, desactiva Acceso al Módulo.
  • El pie de la tarjeta resume el acceso: Sin acceso, Solo visualización o Acceso total.
  • Módulo Bloqueado significa que el módulo no está en el plan de la empresa. Acción Restringida significa que el plan tiene el módulo, pero no esa acción.

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Cambiar varios módulos a la vez

Los botones sobre las tarjetas cambian todos los módulos a la vez, después de pedir confirmación:
Los botones valen solo para los módulos que están en la pantalla. Para aplicarlos a algunos módulos, filtra antes en Buscar módulo por nombre….

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Habilitar algo para una sola persona

Úsalo cuando una persona necesita algo que su grupo no tiene.
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Encuentra a la persona

En Control de Acceso, elige la pestaña Usuarios y busca a la persona por nombre o email.
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Revisa lo que ya tiene

Las tarjetas muestran todo lo que la persona puede hacer ahora, sumando los grupos y los permisos individuales.
3

Habilita lo que falta

Activa el módulo o marca la acción. Al activar un módulo, la pantalla muestra Quién ya tiene acceso a él. Haz clic en Conceder acceso para confirmar.
Desmarcar aquí solo quita lo que se habilitó para la persona individualmente. Si el acceso viene de un grupo, sigue, y la acción vuelve a aparecer marcada cuando recargas la página. Para quitar ese acceso, saca a la persona del grupo o cambia los permisos del grupo.

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Activar los módulos de cada empresa

Solo para el Administrador del Conglomerado. Aquí distribuyes entre las empresas del conglomerado los módulos que se contrataron.
  1. En Control de Acceso, elige la pestaña Empresas y selecciona la empresa.
  2. Activa o desactiva los módulos y las acciones, como en Definir permisos.
Lo que esté activo aquí forma el plan de la empresa. Lo que esté desactivado aparece como Módulo Bloqueado para sus administradores.
Activa solo lo que se contrató. Al desactivar un módulo, todas las personas de la empresa pierden el acceso a él en el momento, incluso el Administrador de la Empresa.
Seleccionar una empresa en la pestaña Empresas también cambia los grupos y las personas que aparecen en las pestañas Grupos y Usuarios. En la pantalla Usuarios, la lista sigue la empresa elegida en el selector de empresa del menú lateral.

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Dashboards y agentes

Además del permiso en el módulo, cada dashboard y cada agente tiene su propia lista de quién puede usarlo:
  • Dashboards: en Administración › Informes y Dashboards, elige quién ve y quién edita cada dashboard y, si usa RLS, qué regla de datos vale para cada persona.
  • Agentes: en Administración › Agentes, elige quién puede usar cada agente en Datatalk IA.

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Problemas comunes

El servidor de email del conglomerado no está configurado, y sin él la plataforma no puede enviar el email de primer acceso. El Administrador del Conglomerado lo configura en Administración › Mi Conglomerado. El Administrador de la Empresa no tiene acceso a esa pantalla: pídeselo al Administrador del Conglomerado.
El servidor de email falló al enviar el email de primer acceso, pero el usuario puede haberse creado de todos modos. Recarga la lista antes de intentarlo de nuevo. Si está ahí, pide al Administrador del Conglomerado que revise el servidor de email. Después, la persona puede usar ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión para recibir una contraseña nueva.
La empresa llegó al límite de usuarios activos. Desactiva a quien ya no usa la plataforma o habla con el responsable del contrato para aumentar el límite.
Ya existe un usuario con ese email. Puede estar inactivo: cambia el filtro a Todos los usuarios y, si es el caso, reactívalo. También puede estar en otra empresa.
Pídele que busque el email Primeiro acesso en la carpeta de spam. Si no está ahí, puede usar ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión para recibir una contraseña temporal nueva.
El acceso viene de un grupo de la persona. La pestaña Usuarios del Control de Acceso solo quita lo que se habilitó individualmente. Saca a la persona del grupo o cambia los permisos del grupo.
Los grupos y la pestaña Usuarios del Control de Acceso muestran solo personas con el rol Usuario. Los administradores ya acceden a todo lo que está en el plan y no necesitan grupo.
El Administrador de la Empresa no edita usuarios con el rol Administrador del Conglomerado. Pídeselo a un Administrador del Conglomerado.
  • Pídele que recargue la página con F5 (en Mac, Cmd + R).
  • Verifica que esté en la empresa correcta, en el selector del menú lateral.
  • Si es un dashboard o un agente, revisa también el acceso en el propio elemento (mira Dashboards y agentes).
  • Mira otros casos en No veo un menú, botón o dashboard.
Algunos permisos no se guardaron. Los que ya se guardaron siguen valiendo. Haz clic en Finalizar de nuevo para intentarlo otra vez.

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Quién puede ayudar

  • El Administrador del Conglomerado configura el servidor de email, registra a otros Administradores del Conglomerado y activa los módulos de cada empresa.
  • El responsable del contrato de tu empresa aumenta el límite de usuarios e incluye módulos que todavía no se contrataron.